Rechnungsvorlage Schweiz: so sieht eine korrekte Rechnung aus

Die 7 Angaben, die auf jede Rechnung gehören

Für MWST-pflichtige Unternehmen schreibt Art. 26 MWSTG den Inhalt einer Rechnung vor. Auch ohne MWST-Pflicht gelten dieselben Angaben als Standard — deine Kundschaft (und deren Buchhaltung) erwartet sie:

1. 1Absender — dein Name bzw. deine Firma mit vollständiger Adresse. Bei MWST-Pflicht zusätzlich die MWST-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST).
2. 2Empfänger — Name und Adresse der Kundin oder des Kunden, so wie sie im Handelsregister bzw. offiziell auftreten.
3. 3Rechnungsdatum — das Ausstellungsdatum. Dazu gehört auch die Zahlungsfrist (üblich in der Schweiz: 30 Tage).
4. 4Rechnungsnummer — eindeutig und fortlaufend — Lücken oder doppelte Nummern machen bei einer Kontrolle Probleme.
5. 5Leistung — was geliefert wurde, mit Datum oder Zeitraum der Leistung. Je konkreter, desto weniger Rückfragen.
6. 6Betrag — Einzelpositionen, Zwischensumme und Total in CHF. Bei MWST-Pflicht: Satz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %) und MWST-Betrag pro Satz ausweisen. Bar-Beträge werden auf 5 Rappen gerundet.
7. 7Zahlungsinformationen — deine IBAN oder QR-IBAN — am saubersten als QR-Einzahlungsschein, den jede Schweizer Banking-App direkt scannen kann.

Mit oder ohne MWST — was gilt für dich?

Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du von der MWST befreit. Dann gehört auf deine Rechnung: keine MWST-Zeile, kein MWST-Satz und keine MWST-Nummer. Wer trotzdem MWST ausweist, schuldet sie der Steuerverwaltung — der teuerste Copy-Paste-Fehler, den eine Vorlage aus dem Internet verursachen kann.

Bist du im MWST-Register, gilt das Gegenteil: Satz und Steuerbetrag müssen pro Position bzw. pro Satz ausgewiesen sein, und deine MWST-Nummer gehört in den Rechnungskopf. Ob du effektiv oder mit Saldosteuersatz abrechnest, ändert an der Rechnung selbst nichts — nur an deiner Abrechnung gegenüber der ESTV. Die geltenden Sätze und die Bedingungen für den Saldosteuersatz publiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Word- und Excel-Vorlagen: wo sie an Grenzen stossen

Für die allererste Rechnung reicht eine Word- oder Excel-Vorlage. Danach beginnen die typischen Probleme: Rechnungsnummern werden von Hand hochgezählt (und irgendwann doppelt vergeben), Beträge von Hand gerechnet, und jede Rechnung liegt als eigene Datei irgendwo im Ordner — ohne Übersicht, was bezahlt ist und was offen.

Das grösste Manko: Eine Word-Vorlage kann keinen gültigen QR-Einzahlungsschein erzeugen. Der QR-Code muss nach dem Standard von SIX aufgebaut sein — das schafft kein Textdokument. Deine Kundschaft muss deine IBAN dann von Hand abtippen.

Seit 2022 Standard: die QR-Rechnung

Die QR-Rechnung hat die alten roten und orangen Einzahlungsscheine im Oktober 2022 endgültig abgelöst. Eine zeitgemässe Rechnungsvorlage enthält deshalb einen Zahlteil mit Swiss QR Code: Kundschaft scannt, Betrag und Referenz sind vorausgefüllt, fertig. Wie der Zahlteil aufgebaut sein muss, legt der QR-Rechnung-Standard von SIX fest.

Payvetia erzeugt den QR-Zahlteil automatisch zu jeder Rechnung — mit deiner IBAN oder QR-IBAN, korrekt nach Standard, als PDF zum Versenden. Rechnungsnummern zählen automatisch hoch, MWST wird nach deinem Profil gerechnet (oder ganz weggelassen), und du siehst jederzeit, welche Rechnungen offen sind.

Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage